Tilstede: Steen Frandsen, Lene Bejer, Anders Byrdal, Jørn Svendsen, Pia Gade, Keld Gade og Lene S. Nielsen
1. Godkendelse af referat fra sidste møde. Referat godkendt.
2. Klubledermødet 5/10. Keld refererer. En del snak om reglement. Sprintstafet er nu et DOF mesterskab. Der er styr på terminslisterne 4 år frem, vil gerne have flere folk med i hovedbestyrelsen. Michael Sørensen fra DOF gennemgik økonomien. Reglementet kommer på nettet indenfor kort tid.
3. Træning første kvartal af 2017. Datoerne d. 9/1, 23/1, 6/2, 20/2, 6/3, 20/3.
4. 2016 kalender opfølgning.
Natteravn i Margrethelund. Ikke mange deltagere ca. 50, gav et lille overskud på ca. kr.1.000,00.
Årsafslutningen. Nytårs/juleløb. Fint løb og god tilslutning.
5. Langtidsplaner.
2017: JFM sprint Viborg 11. juni kl. 18? Hvilket kort? Jacob og Tommy er banelæggere. Skive d. 11. formiddag, Karup d. 12. formiddag, Horsens DM sprintstafet 12. eftermiddag.
DM Klub d. 24/9: Finderup og Morville. Tilladelse haves. Tegning i gang. Status v. Steen – er godt i gang.
Skovlukning er trådt i kraft. Arne er stævneleder, Jess er banelægger.
2018: Læsø 3-dages.
DM klassisk i Ulbjerg d. 9/9. Tilladelse haves.
2019: 1. divisionsmatch i foråret. Vindum?
MTBO planer? Ikke planlagt noget i 2017 pt. DM i 2018.
6. Materiel anskaffelse. Nye brikker. 150 stk. for i alt kr. 67.500,00, indkøb godkendt af bestyrelsen. Keld undersøger om vi kan få tilskud.
7. Forslag til generalforsamlings dato: 13. marts 2017.
8. Formandsemner?
9. Bordet rundt. Jørn – MTBO VM møde på onsdag, der kommer skovlukninger. Kommunen er med, de har taget godt imod arrangementet. Anders – evalueringsmøde rekruttering, planen er at arrangementet gentages i foråret. Deltager i DOF akademiets Rekruttering og fastholdelse. Steen – ny kortnorm træder i kraft i 2017, bl.a. hugninger får en bundfarve. Lene B. – vil gerne have en ekstra nøgle. Var det en ide med reflekser på faste poster? Det kræver muligvis tilladelse. Pia – havde ikke noget. Lene – havde ikke noget. Keld – DOF akademiet har forskellige tilbud, Keld tager selv til O-service. Lavet løb for 6. klasserne på skolerne i Viborg – forslår at slå det sammen med skolernes Find vej.. i maj måned.
10. Næste møde, mandag d. 6. februar 2017. Lene S. er vært.
Forslag til mødeplan for året. Primo februar: 06/2 Forberedelse til generalforsamling og repræsentantskabsmøde. Ultimo marts: 27/3 Opstart på et nyt år med nye ansigter. Konstituering. Ultimo maj juni: 29/5 Klar til sommerens arrangementer. Og inden klubledermødet. Ultimo september: 25/9 Sommersæsonen er slut og der er klubledermøde i november. Medio december: 18/12 Årlig status. Lidt julehygge. Der er klubledermøde i januar.
Klubbens navn er Viborg Orienteringsklub (VO). Dens hjemsted er Viborg kommune.
§ 2 Klubbens formål
Klubben har til formål at udbrede kendskabet til orienterings- og skisporten, samt at samle interesserede til udøvelse af disse idrætter.
§ 3 Medlemskab af organisation
Klubben er medlem af Dansk Orienteringsforbund og Dansk Skiforbud under Danmarks Idrætsforbund, samt De Samvirkende Idrætsklubber i Viborg, og er undergivet disses love og bestemmelser
§ 4 Optagelse af medlemmer
Enhver kan søge medlemskab af klubben ved at opgive navn, adresse og fødselsdato.
Æresmedlemmer kan på bestyrelsens forslag vælges af generalforsamlingen, hvis beslutning herom kræver samme majoritet, som er foreskrevet til ændring af foreningens vedtægter, jfr § 15
§ 5 Kontingent
Klubbens kontingent fastsættes af den ordinære generalforsamling og er gældende i et år fra 1. Juli. Kontingentet opkræves primo halvårligt
§ 6 Udmeldelse - eksklusion
Udmeldelse af klubben skal ske skriftligt inden 31. Dec. eller 30. Juni med virkning fra halvårets udgang.
Når et medlem er i kontingentrestance ud over 2 måneder, ekskluderes vedkommende efter forudgående skriftlig varsel.
Ingen, der ekskluderes p.g.a. kontingentrestance, kan optages på ny som medlem af klubben, før vedkommende har betalt sin gæld til klubben. l øvrigt kan bestyrelsen ekskludere et medlem, når særlige forhold giver anledning dertil.
Vedkommende skal, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse, have haft lejlighed til at fremføre sit forsvar, og han kan kræve at spørgsmålet om eksklusion afgøres ved den førstkommende ordinære generalforsamling. I alle tilfælde, hvor en eksklusion skal behandles på en generalforsamling, har vedkommende medlem krav på at få meddelelsen herom senest 3 døgn før generalforsamlingen afholdes, ligesom han har adgang til denne med ret til at forsvare sig. Spørgsmål om eksklusion skal optages som et særskilt punkt på dagsordenen. Generalforsamlingens beslutning om eksklusion kræver samme majoritet som ved ændring af klubbens love, jfr. § 15. Et medlem, der er ekskluderet i henhold til en generalforsamlingsbeslutning, kan kun optages som medlem ved en ny generalforsamlingsbeslutning. Her kræves samme majoritet som ved beslutning om eksklusion.
§ 7 Ordinær generalforsamling
Generalforsamlingen er med de indskrænkninger, som disse vedtægter foreskriver, den højeste myndighed i alle klubbens anliggender. Den ordinære generalforsamling, der afholdes hvert år inden udgangen af marts måned, indkaldes med mindst 4 ugers ved skriftlig meddelelse til medlemmerne.
Dagsordenen bekendtgøres senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse på tilsvarende måde. Forslag, der ønskes forelagt generalforsamlingen til vedtagelse, skal være bestyrelsen i hænde senest 21 dage før generalforsamlingens afholdelse. Forslagene skal optages i dagsordenen.
Stemmeret har alle medlemmer, der ikke er i kontingentrestance. Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde.
§ 8 Dagsorden
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal omfatte følgende punkter
1. Valg af dirigent.
2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år.
3. Forelæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år til godkendelse.
4. Bestyrelsens planer for de kommende år.
5. Behandling af indkommende forslag.
6. Fastsættelse af kontingent.
7. Valg af formand.
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
9. Valg af revisor og revisorsuppleant.
10. Eventuelt.
§ 9 Generalforsamlingens ledelse m.v.
Generalforsamlingen vælger sin dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen. Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal, jvf. dog § 6, § 15 og § 16.. Dirigenten bestemmer afstemningsmåden. Dog skal der på begæring fra mindst 3 stemmeberettigede medlemmer foregå skriftlig afstemning, ligesom alle afstemninger om eksklusion skal foregå skriftligt.
§10 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst 10 stemmeberettigede medlemmer skriftligt stiller krav herom til bestyrelsen. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 5 uger efter, at begæring er fremsat overfor bestyrelsen ved oplysning om det emne, der ønskes behandlet. Om indkaldelsesmåde og udsendelse af dagsorden gælder bestemmelserne i § 7.
§11 Bestyrelse - valg
Bestyrelsen er klubbens daglige ledelse og repræsenterer klubben i alle forhold. Bestyrelsen består af en formand, samt yderligere 6 bestyrelsesmedlemmer. Generalforsamlingen vælger klubbens formand. Valget gælder for 2 år. Desuden vælger generalforsamlingen 6 bestyrelsesmedlemmer for 2 år ad gangen, således at der hvert år er 3 på valg, samt for 2 år ad gangen 2 suppleanter, der afgår skiftevis.
§12 Konstituering - tegningsret
Bestyrelsen konstituerer sig snarest efter generalforsamlingen på et bestyrelsesmøde med næstformand, kasserer og sekretær. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer, hvoriblandt formanden eller næstformanden, er til stede. Ved stemmelighed har formanden den afgørende stemme.
I formandens forfald indtræder næstformanden i hans sted. Klubben tegnes af formanden og et bestyrelsesmedlem.
Sekretæren fører protokol over generalforsamlinger og bestyreIsesmøder.
§13 Regnskab
Klubbens regnskabsår er kalenderåret.
Kassereren skal mindst 14 dage før generalforsamlingen indgive driftsregnskab og status pr 31. Dec til revisorerne. Driftsregnskab og status forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med revisorernes påtegning. I
Driftsregnskab og status bekendtgøres skriftligt for klubbens medlemmer senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse.
§14 Revision
Generalforsamlingen vælger for 2 år ad gangen 2 revisorer, der afgår skiftevis, og en suppleant for disse. Suppleanten vælges for et år. Revisorerne skal gennemgå det samlede regnskab og påse, at beholdningerne er til stede. Driftsregnskab og status forsynes med en påtegning.
Hver af revisorerne har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.
§15 Vedtægtsændringer
Ændringer af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.
§16 Optagelse af lån
Bestyrelsen har den daglige ledelse af klubben og træffer med bindende virkning beslutning i klubbens anliggender.
Køb og salg af fast ejendom samt optagelse af lån og kreditter kan kun vedtages af generalforsamlingen. Til vedtagelsen kræves en majoritet på 2/3 af de afgivne stemmer. For de af bestyrelsen på klubbens vegne indgåede forpligtelser hæfter alene klubbens formue.
§17 Klubbens opløsning
Bestemmelse om klubbens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling. Til dennes beslutningsdygtighed kræves, at mindst halvdelen af klubbens stemmeberettigede medlemmer er til stede, og til forslagets vedtagelse kræves, at mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås et sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor beslutning kan træffes med ovennævnte stemmeflerhed uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer der er til stede.
Ved opløsning overdrages klubbens formue og værdier til Dansk Orienteringsforbunds Nordkreds.